Conclusion d’un bail commercial : les annexes sont-elles obligatoires ?

La conclusion d’un bail commercial implique la remise, par la bailleur, de plusieurs documents destinés à informer le locataire sur la situation réelle des locaux commerciaux qu’il envisage de louer.

Le Cabinet RETALI & ASSOCIES procède régulièrement à la rédaction de baux commerciaux et veille à ce que l’ensemble des parties puisse obtenir l’ensemble des informations leur permettant de contracter en toute sécurité. 

Liste des documents à annexer

Les documents qui doivent être annexés au bail commercial sont les suivants :

Un état des lieux

Conformément à la loi Pinel du 18 juin 2014, il est nécessaire d’établir un état des lieux précis au début et à la fin de la location. Les parties peuvent désigner un tiers, souvent un huissier, pour cette tâche. L’état des lieux doit clairement décrire l’état des locaux et des équipements fournis, tels que la climatisation et les volets roulants.

Le diagnostic de performance énergétique (DPE)

Le DPE doit par ailleurs être annexé au bail commercial. Il permet de renseigner le locataire sur les charges énergétiques du bien et peut-être accompagner de recommandations pour améliorer la performance du local.

Sa durée de validité est de 10 ans.

L’état des risques et des pollutions (ERP)

Pour les biens situés dans des zones à risque définies par l’article R.125-23 du Code de l’environnement, le bailleur doit fournir un ERP. Ce document informe le locataire sur les risques naturels, miniers, de pollution et technologiques. L’ERP a une validité de six mois.

L’annexe environnementale (uniquement pour les locaux dont la surface est supérieure à 2.000,00 m2)

Pour les baux commerciaux concernant des locaux de bureaux ou commerciaux de plus de 2.000 m², il faut joindre une annexe environnementale au bail.

D’abord, ce document inclut des informations essentielles définies par les articles R.137-1 et R.137-2 du Code de la construction et de l’habitation, telles qu’un descriptif énergétique des équipements et des systèmes du bâtiment.

Ensuite, l’annexe environnementale peut également imposer des obligations au preneur pour réduire la consommation énergétique des locaux, favorisant ainsi une gestion durable des ressources.

Les sanctions en cas d’absence des annexes au bail commercial

Initialement, l’absence de remise de l’état des risques naturels et pollution au preneur peut entraîner la résolution du bail.

La Cour de cassation a statué sur l’ERP manquant récemment. Elle a indiqué que si l’état des risques fourni par le bailleur date de plus de 6 mois, les juges doivent évaluer si cette négligence justifie la fin du bail (Cass. civ. 3, 21 septembre 2023, n° 22-15.850).

Les autres annexes citées ne font pas l’objet de sanctions spécifiques, mais le locataire pourrait tout à fait décider d’engager la responsabilité du bailleur sur les fondements prévus par le droit commun en matière d’information et de vices cachés.

Nos conseils :

• Même sans sanction spécifique, nous veillons attentivement à réunir tous les documents nécessaires lors de la signature d’un bail commercial.

• Nous examinons chaque dossier individuellement, en tenant compte de l’emplacement du local et des informations fournies par le bailleur. Nous demandons également des documents supplémentaires tels que le diagnostic technique amiante ou le diagnostic termite.

Pour approfondir les spécificités de la prolongation tacite du bail commercial, lisez notre article « Prolongation tacite du bail commercial en 3 questions pratiques ». Nous y explorons directement les aspects pratiques et répondons aux questions courantes sur cette thématique.